Bedrijfsvoering

Visie

Wij willen de organisatie toekomstbestendig maken zodat de organisatie mee kan in de schaalsprong van de stad. De investeringen in de organisatie uit het coalitieakkoord ondersteunen hierin. De ontwikkeling van onze bedrijfsvoering is een randvoorwaarde voor het realiseren van de maatschappelijke opgaven van de stad, onze dienstverleningen tegelijk te voldoen aan alle wet- en regelgeving. Wij willen als organisatie beter  worden door slimmer gebruik te maken van data, ons werk op een Agile manier continu kort cyclisch te verbeteren. Daarbij is het belangrijk om goede medewerkers aan te trekken en te behouden die helpen bij de juiste aanpak en oplossingen door actief de verbinding te maken met de stad. Waarbij van ons mag worden verwacht dat wij als overheid betrouwbaar zijn in ons handelen en als gemeente een voorbeeld willen zijn voor anderen door maatschappelijk verantwoord te werken.
Wij zijn ambitieus en ondernemend. Dat past bij Zaanstad. Tegelijk moeten we ook realistisch zijn. De doelstellingen in deze paragraaf geven richting voor een duurzame ontwikkeling van de organisatie.  

Speerpunten

Doel 1: De organisatie ontwikkelt zich om de (strategische) opgaven van de stad integraal te kunnen (blijven) adresseren

Zoals in de begroting 2020 is opgenomen, vragen de ontwikkelingen in de (stedelijke) samenleving, decentralisatie van overheidstaken én bezuinigingen om een andere manier van werken. Het vereist dat onze gemeente zich flexibel organiseert, sector overstijgend samenwerkt en vooral co-creëert met bewoners, inwoners en organisaties in de stad. Dit staat haaks op het beheersingsprincipe van de staande organisatie en komt niet vanzelf van de grond. Om maximaal dienstbaar te zijn aan Zaanstad en tot zichtbare en voelbare effecten in de stad te komen is het programma organisatieontwikkeling ingericht.

Doel van dit programma is: ten dienste van de stad opgavegericht werken (in verschillende vormen) binnen de Gemeente Zaanstad van de grond tillen, organiseren en inrichten (structureren en aansturen), faciliteren en ondersteunen (leren en ontwikkelen), uitrollen, inbedden en evalueren als de nieuwe manier van werken. Doel is dit uiterlijk eind 2022 voor elkaar te hebben. In 2020 zijn alle inhoudelijke lijnen voor dit programma uitgewerkt en zijn Gemeenteraad en OR uitgebreid geïnformeerd over deze richting.

Leren en ontwikkelen zijn een belangrijk onderdeel van deze organisatieontwikkeling, zowel voor leidinggevenden als voor alle medewerkers.

Het leiderschapsprogramma bestaat uit een leiderschapsprofiel voor de Gemeente Zaanstad. Het leiderschapsprofiel is een profiel met waarden die gelden voor alle leidinggevenden (directieleden, sectorhoofden, afdelingshoofden, teamleiders etc.). Het is belangrijk dat de leidinggevenden van de Gemeente Zaanstad een voorbeeld zijn en stellen qua gedrag zowel binnen als buiten. Het leiderschapsprofiel helpt om deze voorbeeldfunctie in te vullen en vormt de basis voor het leer & ontwikkelprogramma voor leidinggevenden binnen de Gemeente Zaanstad. De vier rollen van het profiel zijn coach (het ontwikkelen van medewerkers), leider (inspelen op context), verbinder (samenbrengen van relaties) en manager (organiseren van werk). Elke leidinggevende stelt een plan op voor persoonlijke ontwikkeling binnen dit profiel, dat vervolgens wordt ingevuld door een brede set aan trainingen.

Het leer- en ontwikkeltraject bevat ook leerlijnen voor professionele ontwikkeling van medewerkers. Om succesvol te kunnen werken vanuit partnerschap zijn specifieke vaardigheden/skills nodig. De leerlijnen zijn “In contact met de stad” voor medewerkers met inwonercontacten en “Werken vanuit partnerschap” met het oog op samenwerking. De trainingsmodules zijn effectief communiceren vanuit de open grondhouding, samenwerken vanuit gelijkwaardigheid of glashelder communiceren en tot slot effectief beïnvloeden. Het hele programma helpt professionals op de werkvloer zich deze skills eigen te maken en consequent toe te passen in de dagelijkse werkpraktijk, door het toevoegen van intervisie en coaching tijdens het werk.

Medewerkersonderzoek
In september heeft het medewerkersbetrokkenheidsonderzoek plaatsgevonden. Uit het onderzoek blijkt dat er binnen Zaanstad ruimte, veiligheid en eigenaarschap wordt ervaren. Dit zijn belangrijke thema’s voor een lerende organisatie. Daarnaast ervaren medewerkers een fijne samenwerking en inzet binnen het team. Er is een gevoel van trots en saamhorigheid door het inspelen op de situatie ontstaan door corona. Hierbij moet wel gelet worden op de verbinding tussen collega’s en ook op voorzieningen thuis. Ook zijn medewerkers trots op de bevlogenheid en betrokkenheid van collega’s.

Aandachtspunten zijn de werkdruk en de hoge herstelbehoefte. Daarnaast is er behoefte aan een duidelijke visie en richting en rolduidelijkheid. Hierover is de directie in gesprek met het college en de sectorhoofden.

De resultaten geven input voor versterking van de organisatie (wat kan beter, wat gaat goed) en voor organisatieontwikkeling. Onderwerpen als visie en richting worden opgepakt in het programma organisatieontwikkeling. De resultaten zijn met de teams besproken. Elk team spreekt acties af om de betrokkenheid en tevredenheid te vergroten, bijvoorbeeld op het gebied van werkdruk.

Over 2 jaar doen we weer een medewerkersbetrokkenheidsonderzoek. Dan kunnen we de veranderingen in de organisatie meten.

Doel 2: De organisatie van Zaanstad zoekt actief het contact met de stad

De organisatie zoekt in het werk steeds meer de verbinding met inwoners en partners. Of dit nu is in het kader van burger- en/of overheidsparticipatie, dienstverlening of juridische procedures. Een open gesprek op basis van gelijkwaardigheid, met respect voor elkaars belangen en met de intentie om dilemma’s beter te begrijpen zien wij als voorwaarde om als gemeente goed te functioneren.

Afgelopen jaar hebben we de methode Zaanse Factor C met praktische tools vernieuwd om goed belangen te kunnen afwegen en contact met de stad te zoeken.

In coronatijd is het extra belangrijk contact met de stad te blijven zoeken en te houden. Hiervoor moesten we op zoek naar nieuwe kanalen: van offline naar online. Met een interne denktank die ervaringen heeft uitgewisseld hadden we daar snel de juiste skills en tools voor in huis.

In 2020 zijn we gestart met de uitvoering van de bestuursopdracht Zaans Samenspel. Dit doen we via de volgende drie sporen:

1. van de stad en voor de stad (Ontwikkelen grondhouding is onderdeel van organisatie ontwikkeling. Participatie en werken vanuit partnerschap geven we verder vorm binnen openbare ruimte en de omgevingswet);
2. samen met de raad (samenspel tussen ambtelijke organisatie, college en raad heeft plek in programma 7);
3. we komen er samen uit (grondhouding, leren van en voorkomen van klachten, bezwaren en procedures).

De Raad wordt regulier geïnformeerd over de voortgang via het college .

Doel 3: De organisatie van Zaanstad stuurt op betrouwbaarheid van haar handelen

Volgende stap in informatiebeveiliging en privacybeleid
In 2020 heeft het college de visie en het privacy-en informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Zaanstad vastgesteld. Hierin zijn uitgangspunten benoemd voor het omgaan met informatie en privacy van onze inwoners. We worden steeds afhankelijker van digitale processen met vaak vertrouwelijke gegevens. Daarom  is het belangrijk dat we als gemeente uitdragen hoe we de verantwoordelijkheid nemen rond het beschermen van die gegevens.

Beveiliging gegevensbronnen voor privacy
In 2020 hebben we de controles op inzagen van ons systeem voor de werk- en inkomensketen Suwinet verbeterd.

Rechtmatigheidsverantwoording
Wij bereiden ons voor op de wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording.Deze wetswijziging betekent dat het college – afhankelijk van besluitvorming in de tweede kamer - vanaf het boekjaar 2021 zelf verantwoording gaat afleggen over de financiële rechtmatigheid in de jaarstukken. Nu geeft de accountant nog een verklaring af over de getrouwheid en de rechtmatigheid bij de jaarrekening.  De nieuwe rechtmatigheidsverantwoording wordt ondertekend door het college en besproken met de raad. De verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening.

In 2020 hebben we 31 processen met grote financiële impact onderkent. Veel van deze processen zijn opnieuw beoordeeld en daar waar nodig aangescherpt. Dit vormt de basis voor een verantwoording van financiële rechtmatigheid.

Wet open overheid
De wet open overheid (Woo) gaat over toegankelijkheid van overheidsinformatie. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt op termijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In 2020 hebben wij in kaart gebracht waar we onze dienstverlening, processen en systemen op deze wet moeten aanpassen. De uitvoeringstoets die daarover is gemaakt zal in 2021 aan het college en Raad worden gepresenteerd. De financiële gevolgen van de wet zullen worden meegenomen in de Voorjaarsnota

De wet zal naar verwachting in 2022 in werking treden.

Doel 4: De organisatie van Zaanstad heeft een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering

Social return on investment (SROI)
Op 1 mei is het nieuwe regionale uitvoeringsprotocol in werking getreden. De samenwerking in de keten is verstevigd in SROI branche-overleggen met Werkom/WSP (werkgeversservicepunt). Het WSP ondersteunt de Zaanse opdrachtnemers bij de invulling van SROI.

Duurzaamheid
We willen als opdrachtgever het potentieel aan duurzaamheid benutten. In februari 2020 heeft het college het beleid Duurzaam Inkopen en opdrachtgeverschap (2019/27605) vastgesteld. Bij iedere Europese aanbesteding(1) wordt met de markt gekeken welke duurzame mogelijkheden er bestaan voor een bepaald product, dienst of werk. Haalbare mogelijkheden zetten we uit in de markt, waarbij rekening wordt gehouden met een eventueel langere terugverdientijd. Ook in MRA verband hebben we weer stappen gezet op weg naar een 100% circulaire inkoop.

(1) Er geldt een onderzoekverplichting voor de inkoopcategorieën Kantoorbenodigdheden, vervoer, gebouwen, grond- weg- en waterbouw en het maatschappelijk domein. Hierbij wordt gekeken naar een terugverdientijd van  tenminste 15 jaar. Deze verplichting betekent dat op grond van de verstrekte ambtelijke ondermandaten voor inkooptrajecten de onderzoeksopdracht geldt naar de mogelijkheden binnen de markt en daarbij de voorwaarde dat deze binnen de begroting worden ingevuld op een duurzame wijze tenzij dat gemotiveerd niet mogelijk is.

In 2020 is onderzocht hoe we de facilitaire dienstverlening verder kunnen verduurzamen (zo veel mogelijk recycling, afscheiding, CO2 reductie en voorkoming voedselverspilling). Er is ledverlichting aangebracht in het stadhuis en bij de aanschaf en vervanging van kantoorartikelen, kantoormeubilair en vervoersmiddelen wordt specifiek uitgevraagd op duurzaamheid en circulariteit. Daarnaast is onderzocht hoe we het aflopende multi-service contract (schoonmaak, catering, beveiliging)  duurzaam willen invullen. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij de  handreiking catering , welke in de MRA subwerkgroep catering is ontwikkeld. In het nieuw op te stellen multi-servicecontract zijn gerichte vragen opgenomen ter vermindering van het CO2-verbruik, het gebruik van single-use plastics, voedselverspilling, energieverbruik en afvalstromen om de impact op het milieu zo laag mogelijk te houden.

Visie op werken
In het najaar is een groep medewerkers vanuit de hele organisatie gestart met een traject om een Visie op werken te formuleren. Al voor Corona liep Zaanstad tegen de beperkingen van de gebouwen en de type ruimtes in de gebouwen aan.

Duidelijk is dat we in onze organisatie de goede dingen willen behouden uit de corona-periode in combinatie met de conclusie van een intern onderzoek naar thuiswerken dat in de zomer van 2020 is gedaan: medewerkers willen voor een deel thuiswerken, elkaar ontmoeten en opgavegericht werken.

Duurzame inzetbaarheid van medewerkers
In 2020 is een vitaliteitsprogramma gestart met een uitgebreid aanbod aan workshops/webinars en coaching. Het programma heeft als doel de vitaliteit van medewerkers te vergroten, verzuim te verlagen en te ondersteunen bij het hanteren van stress. Toen in maart de coronamaatregelen kwamen hebben wij daar direct op ingespeeld en een online aanbod georganiseerd. Daarnaast trainen we leidinggevenden in een effectieve verzuimaanpak, zowel repressief als preventief.

In 2020 is het fit en inzetbaar houden van oudere werknemers, met name bij Openbare Ruimte, voornamelijk gericht op gezond houden van de medewerkers. De impact van Corona op gezond en veilig werken is fors geweest. Veel van de werkzaamheden zijn door de rijksoverheid aangemerkt als kritieke functies en zijn zonder onderbreking vanaf de eerste lockdown in maart gecontinueerd.

Het beschermen van de kwetsbare medewerkers was zeker in het begin van de pandemie een lastige kwestie. De inspanning op veilig werken heeft er aan bijgedragen dat zich geen tot het werk herleidbare grote uitbraken van Corona hebben voorgedaan.

Ook op het werken met leerlingen en medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt heeft de pandemie forse impact gehad. Het begeleiden van leerlingen en arbeidsparticipanten vraagt normaal gesproken intensieve begeleiding en gezamenlijk reizen. Beide zijn zeer beperkt mogelijk geweest vanuit het oogpunt van besmettingsgevaar. Er zijn minder arbeidsparticipanten en leerlingen aan de slag dan we begin 2020 verwachtten.

Doel 5: De organisatie van Zaanstad werkt aan haar voorbeeldrol als inclusieve organisatie. Wij investeren in diversiteit voor betere oplossingen bij maatschappelijke vraagstukken

In 2020 is het Programma Diversiteit & Inclusie gestart. Dit programma bouwt voort op initiatieven die eerder zijn ondernomen op het thema. Het Diversiteit &Inclusie-beleid van Zaanstad is gericht op interventies op de dieperliggende niveaus van de organisatie, zodat diversiteit en inclusie uiteindelijk ingebed zijn in het organisatiebeleid en de kernwaarden van de organisatie. Dit zijn de randvoorwaarden voor het bereiken van een echte, duurzaam inclusieve organisatie. Het (meerjaren) programma bestaat uit drie sporen:

• Top down: leiderschap
• Bottom up: bewustwording en dialoog
• Verankering in het dagelijks werk: aanpassen van HR-instrumenten

Dit is een integrale aanpak. De sporen staan niet los van elkaar, zij versterken elkaar juist.
Op alle drie de sporen zijn in 2020 resultaten geboekt, waarover de gemeenteraad gedurende het jaar is geïnformeerd. Een aantal belangrijke mijlpalen zijn:

Leiderschap:

• directie heeft diversiteit en inclusie als norm voor de organisatie vastgesteld;
• inclusie is opgenomen in de kernboodschap van Zaanstad;
• alle leidinggevenden hebben een bewustwordings-workshop inclusief leidinggeven gevolgd;
• sinds 2020 is de training Selecteren zonder vooroordelen verplicht voor alle leidinggevenden.

Bewustwording en dialoog:

• opzetten en activeren ambassadeursnetwerk;
• workshops bewustwording Summerschool;
• Diversity week 2020, persoonlijke verhalen en de reacties daarop laten zien dat er goede basis in de organisatie is om een echt inclusieve organisatie te worden.

HR-instrumenten

• werving en selectie, pilot ‘Nudging’ van Ministerie SZW; (Nudging betekent het geven van duwtjes in de goede richting om gedrag te veranderen. Het anders schrijven van vacatureteksten zodat meer mensen zich aangesproken voelen is ook een vorm van nudging.)
• expliciete aandacht in het introductieprogramma nieuwe medewerkers (onboarding);
• integriteit: Diversiteit&Inclusie in gedragscode en toespraak ambtseed

Daarnaast houden we ook rekening met diversiteit in ons werving- en selectieproces. Vacatureteksten sluiten geen groepen uit. De vacatureteksten zijn gemakkelijker leesbaar gemaakt en niet meer gericht op bepaalde doelgroepen.

Doel 6: De organisatie van Zaanstad benut de mogelijkheden van data gestuurd werken

Dit jaar is er een breed programma “Verbeteren informatieketens Maatschappelijke Ontwikkeling” gestart met als doel om de ‘basis op orde’ en de kwaliteit van sturingsinformatie te verbeteren, dus niet alleen voor de jeugd, maar ook voor Participatie en WMO. Verder is gewerkt aan het Datapakhuis 2.0 en wordt meer en meer gevisualiseerd in dashboards, zoals WMO, jeugd, uitkeringen, ondermijning, woningbouw, etc.  zodat medewerkers de inzichten gebruiken.

Tevens zijn er Data Labs uitgevoerd waarin samen met partners op basis van data gewerkt wordt aan betere oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken als huiselijk geweld, kwetsbare burgers, bewindvoering, gezondheid.

Tenslotte zijn medewerkers getraind in de Data Academy om de datageletterdheid te vergroten, ofwel de vaardigheid om data-analyses toe te passen in hun dagelijkse werk. Ook de Raad in een Carré meegenomen in de kansen en mogelijkheden van datagestuurd werken en de wijze waarop wij in Zaanstad privacy waarborgen en ongewenste resultaten voorkomen.

Een mooi compliment is dat er de afgelopen jaar veel interesse is vanuit de publieke sector voor de wijze waarop wij de verandering van datagestuurd werken aanvliegen in Zaanstad. Als Zaanstad delen wij deze kennis pro-actief met andere organisaties in de publieke sector. Ondanks onze positie als voorloper staan we ook nog maar aan het begin. Er ligt een forse uitdaging in de komende jaren om alle inhoudelijke teams die een gemeente rijk is, van jeugdzorg tot woningbouw, te leren werken met data.