Bedrijfsvoering

Het capaciteitsbudget bestaat uit drie onderdelen: de salariskosten personeel, de inhuur bij ziekte/vacatures en de inhuur flexibele schil. Dit zijn communicerende vaten, d.w.z. dat salariskosten omgezet kunnen worden naar inhuurbudget en andersom. Uitgangspunt hierbij is dat het totale budget niet overschreden wordt. Dit totale budget kan wel af en toe worden opgehoogd, mits de toename van het capaciteitsbudget wordt gedekt door de inzet van materiële budgetten dan wel additionele baten (rijksbijdragen, projectgelden, subsidies en overige baten).

[*]Bij de Najaarsrapportage 2020 is per ongeluk een extra begrotingswijziging meegenomen. In deze tabel is de juiste verwachting van kosten opgenomen.

Van het capaciteitsbudget is ca. € 1,4 mln. (ca. 1,2 %) minder besteed dan bij de Najaarsrapportage 2020 is begroot.  De verschillen binnen het capaciteitsbudget zijn hieronder toegelicht.
De werkelijke salariskosten personeel over 2020 zijn ongeveer € 91,5 mln. Dit is ongeveer € 1,1 mln. lager dan begroot bij de Najaarsrapportage.
De belangrijkste reden hiervoor is dat door Coronaperiode en voor de uitvoering van de TOZO regeling extra middelen (€ 0,6 mln.)  zijn ontvangen van het rijk. Omdat medewerkers gewerkt hebben aan Tozo 1 en 2 is er achterstand ontstaan in de normale werkzaamheden van de rechtmatigheidscontrole van bijstandsuitkeringen (€ 0,2 mln.). Bij deze rechtmatigheidscontrole kijken wij of mensen recht op bijstand hebben. De rechtmatigheidscontrole van de TOZO regeling start in 2021 (€0,4 mln.). Beide voordelen worden in de coronareserve gestort. Dan is er voor 2021 geld om deze werkzaamheden uit te kunnen voeren.

In 2020 is een aantal vacatures minder snel vervuld en daarom hebben wij ingehuurd. Tegelijkertijd hebben wij op bepaalde plekken in de organisatie gewacht met inhuren bij ziekte of een vacature. De kosten voor externe inhuur bij ziekte en vacatures vallen per saldo hoger uit, met ongeveer € 0,5 mln.

De lasten van externe inhuur uit hoofde van flexibele schil vallen ca. € 0,8 mln. lager dan begroot.
Het gaat hier om een optelsom van een aantal kleinere verschillen door de organisatie heen. Ook zijn er inhuurvacatures voor schaarse functies later of niet vervuld, omdat er geen geschikte mensen te vinden zijn. Externe inhuur uit hoofde van flexibele schil betekent dat wij inhuren om piekwerkzaamheden op te vangen en er extra mensen nodig zijn om het werk te kunnen uitvoeren.  
Wij hebben externe inhuur uit hoofde van flexibele schil ingezet in bij o.a. Havens en Vaarwegen, Ingenieursbureau,  Projectmanagement, IBT, Belastingen, Uitkeringen.

Tabel inhuurkosten:

[*]Bij de Najaarsrapportage 2020 is per ongeluk een extra begrotingswijziging meegenomen. In deze tabel is de juiste verwachting van kosten opgenomen.

Toelichting inhuur externe expertise (najaarsrapportage versus jaarrekening)
De inhuurkosten van de gemeente bestaan naast de inhuurkosten van het capaciteitsbudget (zie toelichting capaciteitsbudget) uit inhuur m.b.t. externe expertise. Het gaat hier om tijdelijke inhuur van experts voor werkzaamheden waarvoor specifieke kennis vereist is of waarbij juist het netwerk van een externe medewerker (doordat hij in meerdere organisaties werkt) in het voordeel van Zaanstad is. Dekking voor deze inhuur wordt gevonden in andere bronnen, zoals projectgelden of subsidies.  
De tabel laat zien dat er aan externe expertise voor ca. € 0,4 mln. meer is uitgegeven dan eerder is ingeschat. Er is per saldo geen nadeel, omdat er dekking is voor deze gemaakte kosten.

Tabel externe inhuur in percentages

Inhuurkosten (2019 versus 2020)
De totale inhuurkosten zijn 17,7% van de totale salarisbegroting. Dit is hoger dan 2019. O.a. door de Coronamaatregelen hebben wij behoefte gehad aan meer menskracht (zoals bij de uitvoering TOZO-regeling, handhaving.
Daarnaast heeft in 2020 minder sturing op inhuur plaatsgevonden. De aandacht is uitgegaan naar uitvoering van taken.
Wij zijn met de totale inhuurkosten ten opzichte van de totale salariskosten in 2020 onder het  percentage van de benchmark (19%) van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2019 gebleven.

Inhuur als percentage van totale bezetting in fte (2019 versus 2020)
Het inhuur percentage is in 2020 gestegen naar 15,5% van de totale bezetting in fte. Eind 2019 was het inhuurpercentage 12,6%. De inhuur is met ca. 49 fte gestegen. Ongeveer de helft van de stijging is direct corona gerelateerd. Bij bijvoorbeeld Uitkeringen (ten behoeve van de TOZO-regelingen), IBT, KCC en Straattoezicht zijn extra werkzaamheden ontstaan als gevolg van de coronacrisis. Daarnaast is ook ingehuurd om personeelswisselingen en ziekte tijdelijk op te vangen (ca. 16 fte). Dit zien we met name bij bedrijfsvoering (Advisering en Interne Dienstverlening en Externe Dienstverlening). Op andere plekken wordt ingehuurd om piekbelasting op te kunnen vangen. Het gaat dan om werkzaamheden die tijdelijk zijn en waarbij flexibiliteit gewenst is, zoals bij Projectmanagement. Tot slot wordt er voor sommige tijdelijke projecten ingehuurd, zoals voor het stikstofdossier en (voorbereidingen voor) de Omgevingswet.

Personele kengetallen

Tabel kengetallen bezetting en formatie

*) Aantal inwoners per 1 januari 2019: 155.901 en per 1 januari 2020 (prognose): 157.100 (Zaanstad in Cijfers)

Ontwikkelingen bezetting (najaarsrapportage versus jaarrekening)
Bezetting (aantal daadwerkelijke medewerkers omgerekend naar fte (36 uur)): +12 fte.
Er zijn na de najaarsrapportage op veel verschillende plekken in de organisatie vacatures vervuld. Ook zijn er medewerkers vertrokken. Per saldo is de bezetting gestegen met ca. 12 fte.
De bezetting is gestegen met 12 fte, maar het aantal personeelsleden ‘maar’ met 10. Dit kan doordat zittende medewerkers meer uren gaan werken of doordat instromende medewerkers meer uren werken dan de medewerkers die vertrekken.
De organisatie blijft slank, afgezet tegen de groeiende omvang van de stad en de toenemende complexiteit van de opgaven. De werkelijke bezetting per 1.000 inwoners ligt in Zaanstad met 7,53 lager dan de benchmark van het A&O Fonds voor de 100.000+ gemeenten 2019 (7,9).

Verschil formatie en bezetting (2019 versus 2020)
Het verschil tussen formatie en bezetting is eind 2020 90 fte. Dit zijn niet allemaal vacatures. Op 31 december waren er 39 openstaande vacatures. Deze zijn in de voorbereidingsfase, staan uit (intern of extern) of zijn in de gespreksfase. Ook vertrekken er in de hele maand december medewerkers, terwijl de vrijgekomen plek niet meteen wordt opgevuld. Leidinggevenden denken dan nog na of en hoe hieraan invulling gegeven gaat worden. Verder zijn er eind 2020 vacatures vervuld, waarbij de medewerkers in 2021 starten. Dat maakt het verschil tussen formatie en bezetting kleiner. Ook wordt er voor een deel ingehuurd op openstaande functies die niet gemakkelijk zijn te vervullen.

In, door- en uitstroom 2020 (2019 versus 2020)

Figuur: Percentage in-, door- en uitstroom 2020

In 2020 zijn er in totaal 154 medewerkers ingestroomd (13,6%). Dit is hoger dan de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2019: 11,6%. In 2019 was dit bij Zaanstad 13,4%.
Daarnaast zijn er in 2020 91 medewerkers doorgestroomd (7,2%). De doorstroom bij Zaanstad ligt net iets boven de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2019 (6,9%). Net als vorig jaar zien we medewerkers doorstromen naar hogere functies, naar functies van gelijk niveau en naar lagere functies. In het kader van duurzame inzetbaarheid is dit een positieve ontwikkeling. In 2019 was dit bij Zaanstad 9,9%).
In 2020 zijn er in totaal 130 medewerkers uitgestroomd (10,3%). Dit is hoger dan de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2019: 8,2%. In 2019 was dit bij Zaanstad 10,1%.

Verzuim (2019 versus 2020)

Figuur: Verzuimpercentage

Deze afbeelding toont het verzuim in Zaanstad in 2020 en de verdeling naar het aantal dagen verzuim. Het verzuimpercentage is 4,7%.

In 2020 was het verzuimpercentage 4,7%. Dat is 0,7 procentpunt lager dan in 2019 (5,5%). In 2019 was het gemiddeld verzuim van de 100.000+ gemeenten 5,7% (A&O Fonds). Het verzuim is lager dan andere jaren. Na het eerste kwartaal zagen we een scherpe daling in het verzuim. Gedurende de zomermaanden is het maandelijkse verzuimpercentage redelijk gelijk geweest tussen 3,5% en 3,8%. De daling ten opzichte van vorig jaar komt o.a. door meer aandacht voor het onderwerp en diverse acties waaronder verzuimtrainingen, vitaliteitsworkshops en coaching. Door deze acties is de gemiddelde duur van lang verzuim (tussen 42 dagen en 1 jaar) 20 dagen korter dan in 2019.
Het aantal korte verzuimgevallen (maximaal 7 dagen) is met 44% afgenomen (422 gevallen minder) vergeleken met 2019. Dit komt door inzet op frequent verzuim. Als je je meerdere keren per jaar ziek meldt, ga je hierover in gesprek met je leidinggevende. We denken dat ook de Coronamaatregelen invloed hebben gehad. Door de overheidsmaatregelen verspreidt ook de reguliere griep en verkoudheid zich minder makkelijk. Daarnaast werken veel medewerkers vanuit huis. Zij hoeven niet meer naar het werk te reizen.  Dit zorgt in een aantal gevallen voor een hogere verzuimdrempel (medewerkers melden zich minder snel ziek).  

Medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt

Wettelijk gezien is Zaanstad verplicht om omgerekend ca. 29,2 fte (voor 2020) in te vullen met medewerkers met een ziekte of handicap (de zogeheten quotumheffing). Aan die wettelijk verplichting is ruim voldaan met 39,1 fte.
Zaanstad wil een voorbeeldwerkgever zijn als inclusieve organisatie, zoals door de raad vastgesteld in het Koersbesluit Participatie. Dit is breder dan alleen mensen met een ziekte of handicap en richt zich ook op mensen die op een andere manier een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. Het college heeft de ambitie uitgesproken om 5% van het personeelsbestand (omgerekend ca. 59,2 fte in 2020) te reserveren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ook dit jaar heeft de organisatie zich hard gemaakt om deze doelstelling te behalen. Door corona is het net niet gelukt om deze doelstelling te halen. In 2020 is voor 56,6 fte ingevuld door mensen met een afstand door de arbeidsmarkt. Door de coronacrisis hebben minder mensen deelgenomen aan ZaanStart en ook bij Garantie Groen was de impact van de coronacrisis te merken.  

Boventalligen

Per 31-12-2020 is er één boventallige die op dit moment intern geplaatst is met een proefplaatsing.

Overige ontwikkeling op het gebied van personeel en arbeid

Beperking fiscale uitruil reiskosten door Ministerie van Financiën vanaf 13 maart 2020

Medewerkers van Zaanstad kunnen hun reiskosten uitruilen tegen inlevering van Individueel Keuze Budget (IKB). Medewerkers hebben hierdoor een belastingvoordeel. Zij betalen namelijk minder loonheffing. Op 16 juni 2020 heeft het Ministerie van Financiën aangegeven dat de fiscale uitruil van reiskosten beperkt mogelijk is na 13 maart 2020. In september 2020 hoorden wij dat ook de manier van fiscale uitruil bij Zaanstad en ook bij andere overheidsorganisaties niet meer mocht.
In de praktijk betekent dit dat alle aanvragen (van op of na 13 maart) om reiskosten uit te ruilen niet hadden mogen plaatsvinden. De bestuurder heeft in overleg met het college en in overeenstemming met de fiscale regels besloten om:

1. De mogelijkheid om reiskosten uit te ruilen te beperken en alleen uitruil van werkelijke reisdagen toe te staan volgens de regels van de Belastingdienst.
2. Onterecht ontvangen belastingvoordeel niet door de medewerker terug te laten betalen, maar als werkgever deze kosten te dragen.

Medewerkers hebben door de maatregel minder reiskosten uitgeruild dan vorig jaar. Wij hebben daarom iets meer werkgeverslasten, zoals sociale verzekeringspremies moeten betalen. Het gaat grofweg om een bedrag van ongeveer € 45.000.  

Cao Gemeenten 2021

De cao gemeenten liep op 1 januari 2021 af. In oktober 2020 heeft Zaanstad ingestemd met de concept arbeidsvoorwaarden van de VNG. In de arbeidsvoorwaardennota staan de uitgangspunten voor de VNG voor de cao onderhandelingen. Deze nota is tot stand is gekomen op basis van o.a. bijeenkomsten van de VNG met vertegenwoordigers van gemeenten en een medewerkerspeiling. De belangrijkste voorstellen gaan over:

• Harmonisatie van bovenwettelijk verlof
• Afspraken over door gemeenten te voeren vitaliteitsbeleid
• Actualiseren van bovenwettelijke sociale zekerheid
• Een eerlijker en transparanter stelsel voor roostertoelagen
• Afspraken over thuiswerkbeleid (inclusief de mogelijkheid van een vergoeding).

De onderhandelingen over de nieuwe cao zijn op 1 november 2020 gestart en er hebben inmiddels verschillende gespreksronden plaatsgevonden.

Jaarverslag integriteit

Inleiding

Het jaarverslag integriteit en vertrouwenswerk is om een beeld te geven wat er op het gebied van integriteit speelde in de gemeentelijke organisatie.
Een integere organisatie is een gezonde organisatie waarin de medewerker ervaart dat integriteit van iedereen is en door iedereen wordt gedragen. Ingewikkelde vragen en dilemma’s worden besproken en iedereen is aanspreekbaar op zijn of haar gedrag. We werken aan het bevorderen van integriteit met onze medewerkers door ze te ondersteunen op 3 onderdelen, het morele oordelen, regelgeving, door het beperken van integriteitsrisico’s.
Er is voor 2020 en verder een meerjarig plan van aanpak integriteit geschreven. Dit plan richt zich op het actualiseren en borgen van deze 3 onderdelen in de beleidsontwikkeling van integriteit. De acties uit het plan van aanpak zijn ter bevordering van de integriteit door ambtenaren in de uitoefening van hun werk. Dit gebeurt door gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning te leveren bij integriteitsvragen. Doel daarbij is dat integriteit wordt gezien als een vanzelfsprekend onderdeel van beleid en gedrag. Het resultaat van het bevorderen van een integere organisatie is een gezonde organisatie:

Meldingen

Het meldpunt integriteit dat is belegd bij de coördinator integriteit staat open voor medewerkers, bestuurders, raadsleden van de gemeente Zaanstad. Hier kan men een vermoeden van een integriteitsschending melden.
Bij een integriteitsschending gaat het in de regel om een overtreding van de gedragscode van de gemeente Zaanstad. De gedragscode is om nauwkeurig te beschrijven wat ambtelijke integriteit is. De regels uit de gedragscode zijn onder andere gebaseerd op (wettelijke) bepalingen uit de Ambtenarenwet, komen voort uit de ambtseed, Wetboek van Strafrecht, en na het in werking treden van de Wnra per 1 januari 2020, op het Burgerlijk Wetboek. In een gezonde organisatie is de meldingsbereidheid hoog, worden meldingen van integriteitschendingen serieus behandeld en indien noodzakelijk wordt intern onderzoek zorgvuldig en adequaat uitgevoerd.
In het medewerkers betrokkenheid onderzoek geeft 12,9 % van de medewerkers aan dat zij het afgelopen jaar te maken hebben gehad met ongewenst gedrag (agressie, geweld, pesten, intimidatie of discriminatie) door collega’s. Omgerekend naar het aantal respondenten zijn dat 115 medewerkers. Dit  zijn meer situaties dan aan meldingen of signalen dat bij de coördinator integriteit en vertrouwenspersonen zijn binnengekomen. Dat kan betekenen dat men het ongewenste gedrag, zelf heeft opgelost of dat men zich niet geneigd voelt om het ervaren gedrag te melden. In de gesprekken die leidinggevenden met medewerkers voeren  naar aanleiding van het medewerkers betrokkenheid onderzoek wordt aandacht gegeven aan de uitkomsten.

Er zijn in totaal 38 signalen en of adviesvragen binnengekomen bij de coördinator integriteit.
Van de 38 signalen gingen er 23 over het vermoeden van een schending. Bij 15 daarvan was het signaal nog onvoldoende concreet of onvoldoende onderbouwd waardoor er geen aanknopingspunten waren voor nader onderzoek. In sommige gevallen is een situatie die iemand voorlegt nog onvoldoende concreet om te spreken van een melding. Soms komt na verloop van tijd er nog nieuwe informatie bij waardoor een signaal alsnog wordt opgenomen als melding. Op dit moment zijn alle meldingen en signalen afgehandeld.
6 signalen bleken voldoende onderbouwd om een vermoeden te rechtvaardigen en zijn na onderzoek aangetoond als integriteitsschending. In een aantal gevallen is een maatregel opgelegd met rechtspositionele gevolgen. In de situaties waarbij geen maatregel is opgelegd zijn functioneringsafspraken gemaakt met de betreffende medewerker.

De resultaten zijn als volgt:

Aard van signaal of vraag is als volgt onderverdeeld

Vertrouwenspersonen

Een vertrouwenspersoon ondersteunt de medewerker en staat hem of haar bij met advies als het gaat om lastige of ongemakkelijke situaties. In 2020 werken we met 4 vertrouwenspersonen. Zij kunnen benaderd worden door alle medewerkers.  De coördinator integriteit is verantwoordelijk voor de werving en selectie, zorgt voor bijscholing en intervisie en is sparringpartner bij lastige praktijkgevallen. Maandelijks is er afstemming overleg tussen de vertrouwenspersonen en de coördinator integriteit.
In 2020 zijn 41 cases in vertrouwen besproken met vertrouwenspersonen. Soms volgt er na een gesprek nog een tweede of derde gesprek, deze zijn ook opgenomen in het totaalcijfer..De vertrouwenspersonen zijn organisatiebreed goed te vinden. De gevoerde gesprekken hebben in verschillende organisatie onderdelen plaatsgevonden. Ook in 2021 zullen we weer veel aandacht blijven geven aan het geven van voorlichting en het bekendmaken van de mogelijkheid om een vertrouwenspersoon te benaderen om vermoedens van integriteitschendingen en ongewenst gedrag te bespreken.

Aard van gesprekken onderverdeeld.

Zoals uit bovenstaande tabel blijkt gingen 14 van de gesprekken over ongewenst gedrag. Dit willen wij volgend jaar specifieker gaan registreren, wat is het ervaren gedrag, wat maakt dat het ongewenst is. Daarnaast blijkt dat in meer dan de helft van de geregistreerde cases men zijn of haar verhaal kwijt wil en in meerdere gevallen men een tweede of derde keer in gesprek wil. Dit komt doordat het probleem niet is opgelost of weer terug keert. In een aantal gevallen is er een vervolg afgesproken om bijvoorbeeld bij een gesprek met leidinggevende aanwezig te zijn. In 5 situaties is naar de bedrijfsarts verwezen als het een nieuwe situatie betrof. Bij 4 gesprekken was P&O aanwezig waarvan 1 keer onaangekondigd.

Vergeleken met voorgaande jaren tekent zich een stijgende lijn af in het aantal gevoerde gesprekken. Dit kan deels te maken hebben met het groeien van de organisatie en met de grotere bekendheid van de vertrouwenspersonen. Wat opvalt is dat de vertrouwenspersonen met name benaderd worden voor gesprekken over een onprettige samenwerking met de leidinggevende. Men ervaart de wijze van aansturing en aanspreken als onprettig. . Bijvoorbeeld niet gehoord voelen of te weinig autonomie en vertrouwen voelen in de uitvoering van het werk.

Introductieprogramma met ambtseed en training morele oordeelsvorming

Vanaf september 2010 leggen alle nieuwe ambtenaren verplicht de ambtseed af. Zonder ambtseed (en zonder overleggen van de VOG) wordt de arbeidsovereenkomst ontbonden. Vanaf 2018 maakt dit, net als de training Morele Oordeelsvorming, deel  uit van het introductieprogramma. In 2020 hebben 90 van de 154 nieuwe medewerkers van Zaanstad de training Morele Oordeelsvorming gevolgd. Daarnaast hebben 17 arbeidsparticipanten een aangepaste training morele oordeelsvorming gevolgd. De 64 overige worden uitgenodigd in 2021. In 2020 hebben 115 medewerkers hebben de ambtseed afgelegd.

Leren en ontwikkelen maakt deel uit van het integriteitsbeleid. Dit jaar zijn er eveneens 10 medewerkers opgeleid tot gespreksleider morele oordeelsvorming. Zij begeleiden afdelingen en teams bij lastige dilemma’s en/of organiseren een opfristraining van de morele oordeelsvorming. Deze gesprekken komen tot stand in nauwe samenwerking met betrokken leidinggevenden. In 2020 zijn een aantal gesprekken begeleid en heeft een deel van hen meegedraaid in de trainingen die gegeven worden voor het introductieprogramma.

Nevenwerkzaamheden

Het is goed dat ambtenaren bestuurswerk en vrijwilligerswerk doen. Betaald of onbetaald, dat maakt geen verschil. Zo leer je nieuwe dingen en weet je wat er omgaat in de samenleving. Maar soms roept een nevenwerkzaamheid vragen op. Daarom zijn de medewerkers verplicht nevenwerkzaamheden te melden en toestemming te vragen als hiermee de vervulling van hun functie in het geding komt of die werkzaamheden de belangen van de gemeente kunnen raken. Aan de toestemming kunnen beperkingen of voorwaarden worden verbonden. Per 31 december 2020 staan er 50 medewerkers geregistreerd die toestemming hebben gevraagd en gekregen voor het doen van nevenwerkzaamheden.

Actualisering beleid

In het eerste kwartaal van 2021 wordt de nieuwe gedragscode voor medewerkers vastgesteld. Het jaar zal in het teken staan van het bekendmaken en doorleven van deze code. Daarnaast zal 2021 in het teken staan van risico-inventarisaties op het gebied van integriteitsrisico’s.