Doorontwikkelen en digitaliseren van processen

Met een toegankelijke website kan deze door alle bezoekers, dus ook mensen die visuele, auditieve, of andere leeshulpmiddelen nodig hebben, goed worden gebruikt.
In 2020 is gewerkt aan het oplossen van de laatste toegankelijkheidsproblemen op zaanstad.nl. en de subsites onder beheer van de Gemeente Zaanstad. Voor Zaanstad.nl en de subsites hebben we in 2020 de wettelijke  toegankelijkheidsverklaring gekregen, echter met een aantekening van een paar eisen waaraan nog niet wordt voldaan en een planning wanneer hier alsnog aan wordt voldaan. Aan het toegankelijk maken, en houden, van de website wordt continue gewerkt.

Langzaam maar zeker wint helder schrijven – schrijven op taalniveau B1 - terrein in onze organisatie. Het is een meerjarig programma. Ruim 250 collega’s hebben een training, summerschool of workshop helder schrijven gevolgd.  Steeds meer collega’s weten onze schrijfcoaches te vinden.

De e-diensten hebben een jaar vertraging opgelopen. Vanwege technische issues, zijn de eerste e-diensten pas begin 2021 geïmplementeerd. Het gaat hierbij om e-diensten waarbij de aanschrijfnaam kan worden gewijzigd dan wel dat inwoners kunnen aangeven dat zij hun persoonsgegevens graag geheim willen houden. In de loop 2021 zullen de meeste e-diensten van burgerzaken beschikbaar komen voor onze inwoners.

Ook in 2020 konden aanvragen voor enkelvoudige vergunningen (dakkapel, bijgebouw, erfafscheiding, dakraam, zonnepanelen) digitaal worden aangevraagd en afgehandeld. Hoewel we zien dat er in 2020 ten opzichte van 2019 iets meer volledig geautomatiseerde vergunningen zijn verleend, gebruiken inwoners het loket vooral om de mogelijkheden te onderzoeken, maar gebruiken zij het verder weinig om daadwerkelijk vergunningen aan te vragen.

Op de gemeentelijke website is daarnaast een wegwijzer beschikbaar voor omgevingsinitiatieven. Alle informatie is gecontroleerd op leesbaarheid en de slimme wegwijzer verwijst de inwoner direct naar een snelservice aanvraag, een reguliere aanvraag of een vooroverleg. Hierdoor komen aanvragen sneller op de juiste plek terecht.

Sinds 1 januari 2020 moeten inwoners een afspraak maken voor een bezoek aan burgerzaken. Ook worden vooraf afspraak ingepland voor bezoeken aan het gemeentearchief, belastingen en voor het inzien van dossier van een vergunningaanvraag. Na enige opstartproblemen is deze omschakeling goed verlopen. Komt er toch iemand zonder afspraak langs, dan wordt deze zo goed mogelijk geholpen.

In 2020 zijn er meerdere klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd voor zowel telefonie als de website. Er is hiervoor positieve waardering uitgesproken. Men is blij dat ondanks de coronasituatie alle zaken gewoon geregeld kunnen worden en er is begrip voor het feit dat dit nu soms anders kan verlopen. Ook is tevredenheid over de duidelijkheid van de informatie op de website en de wijze waarop bellers te woord werden gestaan. Met de opbrengsten van deze klanttevredenheidsonderzoeken worden werkprocessen -waar mogelijk - verbeterd.

In 2020 zijn we gestart met het voorbereiden van de implementatie van de  Ow en de Wkb zodat onze systemen, processen en dienstverlening hierop tijdig zijn aangepast. De werkprocessen en uitgangspunten voor toezicht en handhaving  zijn geanalyseerd om te zien waar deze moeten veranderen door invoering van de Omgevingswet.

Om praktijkervaring op te doen wat deze wijziging van onze rollen en verantwoordelijkheden betekent, is in 2020 gestart met proefprojecten voor bouwactiviteiten. Daarnaast is onder leiding van de Vereniging Nederlandse Gemeente het ambassadeursnetwerk Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen voor Zaanstad en omgeving gestart. Dit ambassadeursnetwerk is bedoeld om gemeentes en marktpartijen te helpen om zich optimaal voor te bereiden op deze stelselwijzigingen als gevolg van de Wkb (1 jan 2022 van kracht). Dat gebeurt door met elkaar praktijkervaringen te delen m.b.t. de wettelijke verplichtingen, in te zoomen op ieders nieuwe rollen, en door opgedane ervaringen, kansen en zorgen met elkaar te delen.

Het uitstel van de omgevingswet naar 1-1-2022 heeft directe gevolgen gehad voor de voortgang op de aansluiting van de landelijke voorziening DSO hiervoor. Via het DSO kunnen initiatiefnemers en betrokkenen straks o.a. een vergunning aanvragen. Deze landelijke voorziening was en is nog steeds niet volledig gerealiseerd en daardoor was aansluiting in 2020 voor Zaanstad niet volledig mogelijk. Wel zijn door Zaanstad de benodigde systemen verworven om hierop aan te sluiten.